Kabar Latuharhary – Komnas HAM melalui Pokja Pendidikan dan Penyuluhan HAM menyelenggarakan Focus Group Discussion (FGD) terkait pengelolaan arsip di Biro Dukungan Pemajuan HAM, dengan agenda kegiatan Pembahasan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan yang mumpuni; pembahasan pemahaman alur tata kelola arsip, dan ruang penyimpanan arsip yang memadai. Kegiatan ini dilakukan secara onsite di Hotel All Season, Thamrin Jakarta, pada Jumat (31 Mei 2024). FGD kali ini dihadiri oleh narasumber Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat; Susanti, Kapokja Pendidikan dan Penyuluhan HAM; Hari Reswanto, Jajaran Staf Dukungan Penyuluhan HAM, Staf Kearsipan, perwakilan TU Sesjen, perwakilan Biro Dukungan Penegakan, perwakilan Biro Hukum Humas dan Kerja Sama, Staf Persidangan, perwakilan Biro Rencana dan Pengawasan Internal.

Kapokja Pendidikan dan Penyuluhan; Hari Reswanto menyampaikan bahwa dibutuhkan infrastruktur yang memadai dan kokoh untuk mendukung kearsipan di Komnas HAM, khususnya di Biro Dukungan Pemajuan HAM. “Tentunya akses yang cepat dan mudah untuk informasi yang dibutuhkan sangat penting, guna mewujudkan hasil kerja yang akuntabel dan transparan”, ucap Hari Reswanto

Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat; Susanti pada paparannya menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan diatur dalam beberapa dasar hukum, meliputi Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis, Peraturan ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana, Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Dalam kebijakan penyelenggara kearsipan, tutur Susanti selain sistem dan jaringan informasi serta sumber daya manusia, salah satu hal penting yang perlu diperhatikan ialah terkait sarana dan prasarana. “Sarana dan prasarana yang terstandar dan mengoptimalkan teknologi komunikasi serta informasi. Penyediaan sarana dan prasarana harus yang berkualitas, hal ini dibutuhkan guna menjamin arsip dapat tersimpan dengan baik dan mudah ditemukan,” ucap Susanti

Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 (tiga) komponen. Pertama, arsip vital di mana ini merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Kedua, arsip aktif yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus, serta berada di unit pengolah atau unit kerja. Ketiga, arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya telah menurut. Arsip tersebut jarang digunakan, dan berada di unit kearsipan.

Selain itu, lanjut Susanti pengelolaan arsip dinamis memiliki 4 (empat) tahapan. Pertama, penciptaan yang terdiri dari pembuatan dan penerimaan arsip. Kedua, penggunaan. Ketiga pemeliharaan, yang meliputi pemberkasan arsip aktif; penataan arsip inaktif; penyimpanan arsip; alih media arsip; program arsip vital. Dan keempat, peyusutan yang meliputi pemindahan arsip inaktif; pemusnahan arsip; dan penyerahan arsip statis.

Susanti menyampaikan bahwa dalam pengelolaan arsip pastinya memiliki kendala atau permasalahan, beberapa hal yang menjadi permasalahan umum ialah ruang kerja yang kerja yang penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas, tidak ada petugas khusus yang menangani arsip, informasi arsip tidak aman, arsip disimpan sesuai kepentingan pegawai masing-masing, arsip tidak dapat ditemukan secara cepat dan tepat. “Kerap kali di atas atau bawah meja terdapat arsip yang menumpuk, dan tidak dipilah mana yang masuk kategori arsip yang aktif dan inaktif,” kata Susanti

Untuk tahapan pemberkasan arsip, lanjut Susanti memiliki beberapa tahapan yaitu pemeriksaan antara arsip dan non arsip; penyortiran berdasarkan fungsi pencipta arsip; penentuan indeks kata tangkap dari masalah; pengkodean sesuai klasifikasi; pemberian tunjuk silang apabila terdapat keterikatan satu arsip dengan arsip lainnya; pelabelan berkas pada tab folder dan guide; yang terakhir adalah penataan pada filling cabinet.

Focus Group Discussion berlangsung dengan lancar dan aktif, salah satu peserta diskusi Penyuluh Ahli Pertama Feri Lubis menanyakan terkait apa saja yang termasuk elemen-elemen arsip, apakah buku, majalah, buletin termasuk arsip. Menanggapi hal tersebut, Susanti menjawab bahwa “Dalam pencetakan buku maupun majalah, arsip adalah berkas-berkas yang medukung pencetakan atau sebelum buku tersebut dicetak. Seperti berkas keuangan yang akan diajukan, dummy buku/majalah, maupun bukti persetujuan atasan untuk pencetakan itu yang dapat menjadi arsip. Apabila sudah menjadi hasil cetak, bukan termasuk arsip,” jawab Susanti.

Penulis : Annisa Radhia

Editor : Liza Yolanda